Come configurare una Campagna per Appuntamenti e Come funziona il BOA(Back Office Appuntamenti)
E’ possibile creare dei prodotti di tipo appuntamento spuntando un flag. Questi consentono di poter
effettuare sondaggi e vocal dopo aver fissato un appuntamento sull’agenda.
Per Creare un Esito appuntamento per gli OPERATORI, andare su Campagne Telefoniche--> Lista Esiti Archiviazione--> Nuovo esito Archiviazione e flaggare APPUNTAMENTO.
Una volta dato il flag apparirà il Prodotto Appuntamento dove potrai selezionare il prodotto creato in precedenza.
Per creare un esito appuntamento per gli AGENTI COMMERCIALI
andare su Campagne Telefoniche--> Lista Esiti Archiviazione--> Nuovo esito Archiviazione e flaggare APPUNTAMENTO.
Una volta dato il flag apparirà il Prodotto Appuntamento dove potrai selezionare il prodotto creato in precedenza.
Cliccare quindi su
Impostazioni Avanzate.
Flaggare
Esito solo per contatti archiviati. A quel punto apparirà un menù a tendina dove potrai selezionare l'opzione che preferisci dare all'esito:
- Le opzioni usabili negli esiti di tipo appuntamento sono:
◦ Apri agenda (fa aprire il calendario);
◦ Riprogramma;
◦ Conferma;
◦ Chiudi.
Quando si crea un esito con l’opzione appuntamento e apri agenda (nelle altre opzioni non è visibile), si deve associare ad esso un prodotto appuntamento e se non è presente si crea in maniera automatica e si associa ad un sondaggio vuoto.
Associare quindi entrambi gli esiti creati alla campagna desiderata ed inserire nella stessa anche il prodotto dalle configurazioni della campagna.
Per creare una campagna per appuntamenti, nelle configurazioni generali della campagna bisogna spuntare il relativo flag:
Quando si fissa un appuntamento sul calendario dal pannello operatore e clicchiamo sul salva il
sistema passa all'operatore il
prodotto inserito precedentemente
nell’esito e associa il contratto generato dal prodotto calendario e lo
si associa all’appuntamento) :
1. se non ci sono domande e vocal all’interno del sondaggio avviene tutto in automatico e ritorna al
calendario;
2. se è presente solo il sondaggio, al click sul salva si apre il sondaggio. Una volta risposto alle
domande obbligatorie si clicca salva e genera il contratto e lo associa e ritorna al calendario,
3. se è presente solo il vocal, al click su salva appuntamento uscirà il vocal per la registrazione e
alla fine cliccando continua andrà sul calendario;
4. se è presente sia il sondaggio che il vocal verrà fatto tutto come un prodotto normale e poi alla
fine si ritorna sul calendario.
N.B. se un prodotto di tipo appuntamento è associato a un esito e poi dopo del tempo il prodotto non
è più di tipo appuntamento ma è sempre contenuto nell’esito lo trattiamo come se fosse di tipo
appuntamento durante l’esitaggio , ma nei nuovi esiti non potrà essere inserito .
Qui quando si fissa un appuntamento è possibile inserire l’indirizzo dell’appuntamento (i dati li
precarichiamo dall’anagrafica ma possono essere modificati) in tutti gli export e in tutte le
visualizzazioni i dati vengono presi da qui.
-
Quando fisso un nuovo appuntamento per uno stesso contatto l’appuntamento precedente (non tutti) diventa
chiuso (rosso e quindi ex cancellato)
-
Quando riprogrammo un appuntamento creo un appuntamento nuovo con la dicitura “Preso R”
mentre il vecchio diventa “Riprogrammato” e ovviamente setto l’esito di archiviazione sull’ultimo
appuntamento.
Da BackOffice Appuntamenti la visualizzazione sarà la seguente:
- Per confermare/cancellare/riprogrammare un appuntamento nel BackOffice Appuntamenti basta cliccare sull' ESITO:
La visualizzazione successiva al cambio di ESITO per ogni appuntamento sarebbe la seguente(utilizzando le 3 opzioni conferma/cancella/riprogramma)
Nel filtro di B.O.Appuntamenti esiste la possibilità di abilitare e disattivare la visualizzazione dell’ultimo appuntamento (visualizza solo ultimo appuntamento se attivo fa vedere solo l’ultimo appuntamento per contatto)
È possibile vedere l’offerta venduta (prodotto) in anteprima in lista appuntamenti.
Nel dettaglio del B.O. Appuntamenti è possibile modificare i dati del contratto come B.O. normale e aggiungere
dei prodotti, ecc.
In reportistica in lista contratti non sono visibili i contratti con il prodotto appuntamento ma è
visibile nei contratti del dettaglio del B.O. e B.O.Appuntamenti.
Gli esiti visibili nel B.O.Appuntamenti , solo quelli con appuntamento con opzioni appuntamento: conferma, riprogramma e chiudi con opzione visibile, archiviati e senza generazione del contratto.
La storia contatto che si visualizza nel dettaglio dell'anagrafica parte dal primo esito di archiviazione con appuntamento/opzione agenda
Opzioni attivabili lato configurazione GENERICHE :
- Impostazioni PM (il project manager è un’utenza con opzioni minime limita ai progetti e BOA) . Nella
sezione BOA vede solo gli appuntamenti delle campagne in cui è PM o quelle create da
lui, vede solo gli agenti inseriti nelle campagne create da lui o dei suoi progetti, vede
solo gli utenti inseriti nei team dei suoi progetti. Vede anche gli agenti e gli operatori
creati da lui:
a) abilita PM a lavorare gli appuntamenti (esitare);
b) abilita visualizzazione appuntamenti presi;
c) abilita visualizzazione appuntamenti confermati;
d) abilita visualizzazione appuntamenti chiusi;
e) abilita possibilità cambio agente;
- Impostazioni TL (il Team Leader è un’utenza con opzioni minime pannello supervisore e
BOA) . nella sezione BOA vede solo gli appuntamenti delle campagne in cui è TL o quelle
create da lui, vede solo gli agenti inseriti nelle campagne dove lui è TL o creati da lui,
vede solo gli utenti inseriti nei team dove è TL o creati da lui. Vede anche gli agenti e gli
operatori creati da lui:
a) abilita TL a lavorare gli appuntamenti (esitare);
b) abilita visualizzazione appuntamenti presi;
c) abilita visualizzazione appuntamenti confermati;
d) abilita visualizzazione appuntamenti chiusi;
e) abilita possibilità cambio agente;
- Impostazioni OP (operatore BOA è un’utenza con opzioni minime pannello operatore e BOA
) . Nella sezione BOA vede solo i suoi appuntamenti e gli agenti associati alle sue
campagne (nel team), o creati da lui. Vede solo se stesso nel filtro utenze:
a) abilita OP a lavorare gli appuntamenti (esitare);
b) abilita visualizzazione appuntamenti presi;
c) abilita visualizzazione appuntamenti confermati;
d) abilita visualizzazione appuntamenti chiusi;
e) abilita possibilità cambio agente;
- Impostazioni Agente (solo agente semplice). Nella sezione BOA vede solo i suoi
appuntamenti:
a) abilita ag a lavorare gli appuntamenti (esitare);
b) abilita visualizzazione appuntamenti presi;
c) abilita visualizzazione appuntamenti confermati;
d) abilita visualizzazione appuntamenti chiusi;
e) abilita possibilità cambio agente;
- Impostazioni Agenda pannello chiamata per tutti i BOA (per tutti i calendari):
a) abilita visualizzazione date appuntamento (default attiva);
b) abilita visualizzazione nome; cognome e ragione sociale;
c) abilita visualizzazione note;
d) abilita visualizzazione indirizzo (solo località);
e) abilita visualizzazione indirizzo completo.
N.B: tutte le opzioni per i ruoli valgono solo per l'ultima versione del BOA.
N.B. In pannello chiamata gli operatori possono modificare solo i loro appuntamenti e visualizzare quello che è settato nelle impostazioni appuntamenti.
Quando un utenza viene associata ad un’agente i suoi ruoli vengono azzerati e considerato solo quello
agente. Inoltre ad un’utenza agente non è possibile inserire altri ruoli in modifica user.
Quando gli viene
cancellato l’agente associato ritorna ad essere un utenza operatore semplice. Barra telefonica + pannello
operatore.
Il ruolo agente deve andare sempre da solo.
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